끝나지 않는 .txt 파일이 나의 생산성 앱이다 (2020)

• 14년 동안 유지된 단일 텍스트 파일 기반 생산성 시스템으로, 일정·할 일·회의 기록을 모두 한곳에 관리하는 방식
• 매일 밤 다음 날의 캘린더 일정을 텍스트 파일 끝에 추가해 하루의 할 일 목록을 만들고, 완료 후에는 기록으로 남김
• 파일은 51,690줄 이상으로 성장했으며, 연구 노트·회의록·성과 기록 등 업무 전반의 히스토리로 활용됨
• 태그(#idea, #annual 등) 와 검색 기능을 통해 아이디어, 연례 보고 항목, 강의 개선 사항 등을 쉽게 조회 가능
• 복잡한 앱 대신 단순한 텍스트 파일로 작업 통제력과 지속 가능성을 확보한 사례

대학 시절부터 시작된 단순화된 생산성 시스템

• 여러 할 일 앱과 트래커를 시도했으나, 일정·노트·아이디어가 여러 시스템에 흩어져 비효율적이었음
• 결국 하나의 텍스트 파일로 모든 업무를 관리하기 시작했고, 14년간 지속 사용 중임
• 이 방식은 업무량이 늘어도 확장 가능하며, 현재는 핵심적인 생산성 도구로 자리함

캘린더와 연동된 일일 목록 작성

• 유일한 외부 도구는 온라인 캘린더로, 시간 고정 여부와 관계없이 모든 계획을 일정에 등록함
• 매일 밤 다음 날의 일정과 할 일을 텍스트 파일 끝에 추가해 하루 계획을 명확히 함
• 일정에는 회의, 심부름, 연구 업무 등이 포함되며, 과도한 작업은 다른 날짜로 이동하거나 작게 분할함
• 이 과정을 통해 하루에 처리 가능한 업무량을 정확히 예측할 수 있게 됨

기록으로서의 기능

• 하루의 할 일 목록은 곧 업무 수행 기록으로 전환되어, 언제 무엇을 했는지 추적 가능
• 현재 파일은 9년 전 직장 시작 시점부터 이어졌으며, 51,690줄의 기록을 포함
• 교수로서의 모든 활동, 회의 내용, 아이디어 등이 한 파일에 축적되어 있음
• 예시에서는 하루 동안의 회의, 학생 상담, 논문 검토, 연구 아이디어 등이 상세히 기록됨

검색과 태그를 통한 확장성

• 일정한 작성 규칙과 단축어를 사용해 검색 효율을 높임
  • 예: “meet with” 검색 시 3,000회 이상의 회의 기록 확인 가능
  • #idea, #annual, #nextui 등의 태그로 아이디어·연례 보고·강의 개선 항목을 분류
• 텍스트 파일은 유연성과 접근성이 높아, 하루의 진행 상황을 즉시 파악 가능
• Ultraedit 편집기를 사용하지만, 다른 편집기에서도 동일한 기능 수행 가능

이메일 관리와 일상 루틴

• 이메일은 Red/Orange/Yellow 플래그로 구분
  • Red: 즉시 처리 필요, Orange: 추후 처리, Yellow: 회신 대기
• 하루 마감 시 Orange·Yellow 메일을 검토해 후속 조치 여부를 판단
• 인박스 비우기보다 중요도 기반 관리에 집중함
• 일상 루틴은 다음과 같은 순서로 구성
  • 전날 작성한 할 일 목록 확인
  • 일정 수행 및 비예약 시간에 부가 작업 처리
  • 이메일 플래그 검토
  • 다음 날 일정 복사 및 추가

시스템의 장점과 한계

• 아침에 바로 해야 할 일 파악 가능
• 머릿속에 일정이나 후속 작업을 기억할 필요 없음
• 과거 기록을 쉽게 조회해 하루 생산성 측정 가능
• 미뤄지는 할 일 목록이 존재하지 않음
• Remote Desktop을 통해 모든 기기에서 접근 가능
• 과도한 업무 부담 시, 이메일 플래그 해제·캘린더 항목 삭제 등으로 작업량 조절 가능
• 일부 질문이나 연구 기회를 놓칠 수 있으나, 지속 가능한 워크로드 유지에 효과적임

결론

• 단순한 텍스트 파일 기반 시스템이 복잡한 생산성 앱을 대체하며, 장기적 효율성을 입증
• 저자는 이 방식을 시도해본 사람들의 피드백과 아이디어 공유를 희망함